В муниципальном опорном центре дополнительного образования детей муниципального образования «Холм-Жирковский район» в рамках организационных мероприятий по внедрению модели персонифицированного финансирования дополнительного образования детей, 19 января 2022 года состоялось рабочее совещание для организаторов программ МБУДО «Холм-Жирковский районный ДТДЮ», МБУДО «Холмовская ДСЮШ» «О выдаче сертификатов дополнительного образования с номиналом». На совещании присутствовали директора, методисты учреждений дополнительного образования, участвующие в социальном заказе. Определен порядок действий по заключению договоров на первое полугодие 2024-2025 учебного года, количество сертификатов с номиналом на 2024 год. 

Алгоритм обработки заявок с применением сертификатов: формирование договора и зачисление на обучение

КРАТКО О ВАЖНОМ

Заявка в Навигаторе появляется двумя способами: оформить заявку на обучение ребенка по интересующей программе родитель может в личном кабинете на сайте Навигатора или в личном кабинете на портале Государственные услуги. В крайнем случае, если родитель не может это сделать самостоятельно, заявку, по обязательному согласованию с родителем и с его разрешения, может создать пользователь системы управления («админки») Навигатора – организатор программ или администратор.

Для того, чтобы в Навигаторе можно было оформить заявку на программу необходимо, чтобы программа была опубликована на сайте Навигатора, чтобы запись в учебные группы и классы была открыта организатором, чтобы в учебных группах были заполнены параметры, указан актуальный период обучения (начало и окончание), создано расписание занятий в учебных группах, а также крайне важно, чтобы группа или класс, в которые планируется зачисление, не числились в удаленных.

Если программа, на которую оформлена заявка, участвует в ПФДОД, а у ребенка есть сертификат с номиналом (средствами), то зачисление на обучение в Навигаторе происходит с применением сертификата к заявке и формированием/подписанием договора об обучении в Навигаторе. На основании заключаемого в Навигаторе договора часть средств сертификата, необходимая для оплаты обучения по программе блокируется, а по окончании обучения (то есть по факту исполнения или расторжения договора) списывается в качестве оплаты за проведенные организатором занятия.

Зачисление на обучение по программе, участвующей в ПФДОД, ребенка без сертификата, или с сертификатом учета (без номинала) в Навигаторе, технически возможно, но без применения сертификата к заявке – то есть без формирования в Навигаторе договора на обучение и возможности оплачивать обучение средствами сертификата.

Обработку заявок и зачисление на обучение в Навигаторе производит организатор программы, на которую подана заявка.

Уважаемые специалисты, ВНИМАНИЕ!

Выполняя обработку заявок в Навигаторе будьте внимательны, собраны, аккуратны. Не спешите, никогда не выполняйте действий «наобум», по «наитию»! Не уверены в каких-либо действиях? Внимательно прочитали инструкцию, посмотрели обучающий вебинар, но по-прежнему что-то не ясно? Задайте вопрос в службу поддержки Навигатора вашего региона! Обратитесь к Администратору муниципалитета или к региональному Администратору, попросите консультацию!

ДЛЯ ОБРАБОТКИ ЗАЯВКИ С ПРИМЕНЕНИЕМ СЕРТИФИКАТА НУЖНО ВЫПОЛНИТЬ НЕСКОЛЬКО ШАГОВ:

Шаг 1. Пройти в раздел Заявки, настроить свое рабочее пространство для удобной и комфортной работы: отрегулировать ширину столбцов, при необходимости сгруппировать их, как удобнее, убрать лишние столбцы с экрана или вывести дополнительные столбцы на экран

Шаг 2. Используя фильтр Статус установить значение Новая и вывести на экран все заявки в статусе Новая. С помощью фильтра Дата создания, применяя сортировку по возрастанию или убыванию (клик левой кнопкой мыши по наименованию столбца) выявить заявки созданные ранее, чтобы знать, с которых начать

Шаг 3. Открыть нужную заявку нажатием на ее id или двойным кликом по выбранной заявке – как удобнее

Шаг 4. В открывшейся заявке, на этапе, пока заявка находится в статусе Новая внимательно проверить корректность данных: правильно ли выбрана программа/учебная группа или класс, тот ли ребенок (если у родителя их несколько) указан в заявке. Если программа, группа/класс выбраны неверно – исправить как на рисунке ниже, используя инструмент Изменить программу или Изменить группу

Шаг 5. Нажать Подтвердить, если все данные в заявке верны. Нажать Отложить, если требуется уточнение данных. Отложить обработку заявки можно на день, 3 дня и даже на неделю, если требуется. Найти отложенную заявку можно установив в фильтре Статус значение Отложена. Пользуйтесь полем Внутренний комментарий, если вам удобно – комментарии внутренние, родители их не видят.

Шаг 6. В подтвержденной заявке нажать Применить сертификат

ВНИМАНИЕ! Применить сертификат получится, если: у ребенка есть сертификат с номиналом, данные родителя и ребенка не числятся в удаленных, программа и группа, в которую зачисляется ребенок, участвуют в ПФ ДОД и не числятся удаленными, в группе корректно заполнены параметры, корректно указаны начало и окончание обучения, источник финансирования, создано расписание

Шаг 7. В подтвержденной заявке нажать Применить сертификат и Применить в открывшемся в окне

Шаг 8. В открывшемся окне нажать ОК для подтверждения действия

Шаг 9. Убедиться, что сертификат успешно применен – в заявке, при этом, появляется строка Сертификат и сведения о заблокированных средствах. Нажать на Обучается, чтобы продолжить и приступить к формированию договора на обучение или нажать на Не применять сертификат, чтобы вернуться на шаг назад, если это необходимо

Шаг 10. После нажатия на кнопку Обучается, в открывшемся окне Новый договор установить дату начала обучения ребенка по программе.

Шаг 11. После ввода даты начала обучения по программе система автоматически рассчитает все необходимые параметры договора и заполнит все требуемые поля: дата окончания обучения, объем услуг по договору, количество часов в период действия договора, доплата.

Отметка Согласны на доплату устанавливается автоматически, ее следует снять вручную, если согласие на доплату не получено.
Для сохранения договора нажать Сохранить

<img data-cke-saved-src="https://secure.usedesk.ru/upload/gimages/158994/2024_09_12/ojLFzfTKxP4B.png" src="https://secure.usedesk.ru/upload/gimages/158994/2024_09_12/ojLFzfTKxP4B.png" "="" style="box-sizing: inherit; border: 0px; max-width: 100%;">

Шаг 12. В карточке сформированного договора, который сейчас находится в статусе Ожидает подписания, следует внимательно проверить все данные в разделе Стороны договора, проверить, правильно ли указана дата начала обучения – дата, которая напрямую влияет на расчет стоимости договора и рассчитываемый системой плановый объем услуг по договору (в часах и рублях). Если нет замечаний - нажать Подписан. Нажать Редактировать, если требуются корректировки

Шаг 13. В открывшемся окне ВНИМАНИЕ! еще раз проверить условия сформированного договора и нажать Да для подтверждения

Задача выполнена. Состоялось зачисление ребенка на обучение по программе по договору, с применением средств сертификата. Договор получил статус Действующий, а заявка автоматически получила статус Обучается

Строка с договором добавлена во вкладку Договоры об образовании в карточке заявки, а во вкладке Зачисление, в строке Зачислен, теперь доступен номер договора, на основании которого состоялось зачисление

САМОКОНТРОЛЬ

Убедиться в том, что зачисление произведено успешно можно проверив журнал посещаемости фактической группы: вы увидите в журнале фамилию/имя/отчество зачисленного на обучение. Во вкладке Зачисление в карточке заявки появится номер договора, на основании которого было произведено зачисление. В разделе Реестры зачислений появится запись о зачислении по заявке (тип операции Зачисление)

ПOBECTКA ДНЯ:

1. Разработка дополнительных общеобразовательных программ по приоритетным направлениям в целях обновления содержания и технологий дополнительного образования детей.
2. Выполнение планового значения показателя «Доля детей в возрасте от 5 до 18 лет, охваченных дополнительным образованием» в марте 2022 года.
3. Выполнение показателя по повышению квалификации специалистов системы дополнительного образования детей Смоленской области.
4. Заполнение    образовательными    организациями    раздела

«Мероприятия» АИС «Навигатор дополнительного образования Смоленской области».

5. Участие специалистов дополнительного образования детей в конкурсных мероприятиях регионального и всероссийского уровней в целях представления опыта работы специалистов дополнительного образования в рамках реализации регионального проекта «Успех каждого ребенка».

Решили:

1. Образовательным организациям Холм-Жирковского района, особенно Точкам роста, организовать разработку дополнительных общеобразовательных программ по приоритетным направлениям в целях обновления содержания и технологий дополнительного образования детей в рамках федерального проекта «Уcпeх каждого ребенка» национального проекта «Образование», которые утверждены Экспертным советом Министерства просвещения Российской Федерации. Приоритетные направления описаны в Приложении 1.
2. Образовательным организациям Холм-Жирковского района инициировать участие специалистов дополнительного образования:
   • в курсовой подготовке по повышению квалификации и переподготовки в 2022 году;
   • в презентации опыта работы специалистов дополнительного образования детей в рамках реализации регионального проекта «Уcпeх каждого ребенка» на муниципальном, региональном и всероссийском уровнях.

3. На основании обработанного  свода анализа из АИС «Навигатор

дополнительного образования Смоленской области» по состоянию на 14.03.2022 г. по выполнению планового значения показателя «Доля детей в возрасте от 5 до 18 лет, охваченных дополнительным образованием, хочется обратить внимание на то, что показатель выполнен.

4. Организаторам программ обеспечить заполнение раздела АИС «Навигатор дополнительного образования Смоленской области»

«Мероприятия» и проконтролировать регистрацию детей на мероприятия в ОО, особенно обратить внимание на мероприятия, которые проводят в Точках роста.

Добавление достижений в личном кабинете родителя на сайте.

Достижения детей, внесенные в Навигатор, в том числе влияют на рейтинг программ и учреждений.

Чтобы добавить достижения детей в Навигаторе:

Шаг 1. Необходимо зайти в личный кабинет родителя на сайте. Выбрать ребенка, достижение которого нужно добавить.

Шаг 2. Перейти в раздел Достижения ребенка.

Шаг 3. В разделе Достижений по ссылке доступна видеоинструкция Как добавить достижение.

Шаг 4. Для добавления достижения нажать кнопку с плюсом.

Шаг 5. Заполнить открывшуюся форму, после нажать кнопку Сохранить достижение. Подстрочные подсказки в форме Вам помогут при заполнении данных.

Шаг 6. Если нужного Вам конкурса в списке нет, необходимо добавить информацию о нем. Для этого щелкнуть по выпадающему списку Конкурс (1), и в самом конце списка нажать кнопку Добавить конкурс (2).

Шаг 7. Заполнить форму с информацией о конкурсе. Для сохранения введенных данных нажать Сохранить конкурс.

Шаг 8. Если для достижения был загружен файл наградного документа, то его можно просмотреть, щелкнув по соответствующей пиктограмме диплома.

Оценка учебных программ. Заполнение анкет.

Для улучшения качества обучения и достижения лучших результатов рекомендуем оценивать текущую реализацию учебной программы. От искренности оценок родителей зависит качество обучения детей.

Для оценки учебной программы выполнить следующее действия:

Шаг 1. Войти в личный кабинет на сайте Навигатора.

Шаг 2. Открыть карточку программы, которую хотите оценить. Например, щелкнув по ней в каталоге Навигатора.

Шаг 3. В карточке программы перейти на вкладку Анкета.

Шаг 4. Необходимо выставить оценки, передвигая ползунки, в каждом пункте анкеты. Учреждениям и педагогам будут доступны только средние оценки без авторства.

Шаг 5. После выставления оценок нажмите кнопку Готово в конце анкеты.

План работы МОЦ на 2024 год

ПOBECTKA ДНЯ:

1. Онормативныхправовыхоснованияхорганизацииоказаниямуниципальныхуслугвсоциальнойсфереприформированиимуниципальногосоциальногозакатанаоказаниемуниципальныхуслугв социальной сфере(далее—услуги)натерриториимуниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленскойобластис01.09.2023.
2. О рисках и возможных стратегических решениях достижения плановых значений муниципального показателей «Доля детей в возрасте от 5 до 18 лет, обеспеченных сертификатами персонифицированного финансирования дополнительного образования детей(а в период с 01.01.2023 до 01.01.2025 — социальными сертификатами)» (далее — Показатель) в 2024году.
3. О промежуточных результатах набора детей на обучение по сертифицированным программам с использованием средств социальных сертификатов в новом 2023/2024 учебном году на территории муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.

Протокол

План работы МОЦ

Медиаплан

Подготовка к переходу и переход на новый 2023/2024 учебный год в Навигаторе

Переход Навигатора на новый учебный год – ежегодная процедура, которая производится в летний период: июнь-июль, до 1 августа включительно.

Как определяется и согласовывается дата перехода?

Желаемая дата перевода регионального Навигатора на новый учебный год (кроме выходных и праздничных дней) определяется Администрацией регионального Навигатора самостоятельно, затем заранее согласовывается между Региональным Администратором Навигатора и руководством разработчика следующим образом:
- Региональный Администратор отправляет запрос-заявку о желаемой дате перевода Навигатора на новый учебный год на электронный адрес Центральной службы технической поддержки (форма запроса - свободная, официальные письма и бланки, печати и пр. не нужны);
- Специалисты Центральной службы технической поддержки принимают запрос, включают региональный Навигатор в график перевода, формируют и передают соответствующую задачу в отдел разработки, а затем дают обратную связь о том, что запрос принят и включён в график Региональному Администратору.

В случае, если Центральная служба технической поддержки в срок до 20-21 июля 2023 года заявки от Регионального администратора с указанием желаемой даты перевода Навигатора на новый учебный год не получает, региональный Навигатор в любом случае будет переведён на новый учебный 2023/2024 год в срок до 1 августа 2023. Иными словами, все Навигаторы будут переведены на новый учебный 2023/2024 год в срок до 1 августа, разница лишь в том, что, если от Регионального Администратора была заявка на желаемую дату перевода, то будут переведены с учётом желаемой даты, а если предварительной заявки по желаемой дате не было - будут переведены, но уже без учёта желаемой даты.

Как осуществляется переход?

В намеченную и согласованную дату специалисты отдела разработки Навигатора производят определённые технические действия (работы) по перенастройке Навигатора на новый учебный 2023/2024 год, затем специалисты Центральной службы технической поддержки сообщают о состоявшемся переходе системы на новый учебный год на электронную почту Регионального Администратора. Региональный Администратор, соответственно, обеспечивает доведение информации о состоявшемся переходе до всех остальных пользователей системы.

Что в целом произойдёт в Навигаторе при переходе системы на новый 2023/2024 год?

1. Всем организаторам программ (учреждениям) на электронную почту, разумеется «привязанную» к учётным записям учреждений в Навигаторе, будут направлены автоматические системные уведомления о переходе системы на новый учебный год. На эти сообщения не нужно отвечать и задавать в ответ какие-либо вопросы: рассылка автоматическая.

2. Станет неактуальным период обучения в группах, в которых обучение фактически завершено, и где даты начала и окончания обучения находятся в прошлом. Пример на рисунке ниже.

3. В группах с неактуальным (фактически завершённым) периодом обучения, разумеется станет неактуальным и расписание, которое создавалось ранее на тот самый, уже завершённый период обучения - ведь расписание соответствующее установленному периоду обучения всегда должно равняться этому периоду обучения, как в примере на рисунке ниже:

4. В карточке каждой программы, у которой стали неактуальными период обучения и расписание занятий, в Чате модерации автоматически сформируется системное уведомление от лица Регионального Администратора следующего вида:

Текст уведомления напоминает о том, что период обучения и расписание занятий в группе нуждаются в обновлении.

5. Если в группе/классе до момента перевода Навигатора на новый учебный год была установлена отметка в поле Прием заявок на следующий год - отметка в поле Прием заявок на текущий год после перевода Навигатора на новый учебный год будет установлена автоматически.
Пример для наглядности на рисунке ниже: если до перевода было установлено Прием заявок на следующий год (1), то после перевода автоматически станет установлено Приём заявок на текущий год (2). В группах/классах, где в данных полях не было установлено ничего - автоматически ничего не появится.

ВАЖНО!
В ЭТОМ ГОДУ, ПРИ ПЕРЕВОДЕ НАВИГАТОРА НА НОВЫЙ УЧЕБНЫЙ ГОД, ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ В ПАРАМЕТРАХ ГРУПП И КЛАССОВ АВТОМАТИЧЕСКИ ОЧИЩАТЬСЯ НЕ БУДЕТ!
В прошлом году, при переводе системы на новый учебный год, в группах и классах, где обучение фактически закончилось и период обучения стал неактуальным, в поле Период обучения даты начала и даты окончания обучения в автоматическом режиме очищались - поля становились пустыми и их нужно было заполнить заново, установив актуальные даты начала и окончания обучения. В этом году принято решение не очищать в автоматическом режиме данные в указанных полях - организаторы программ самостоятельно проверят параметры групп и классов, удалят ставшие неактуальными даты начала и окончания обучения в параметрах групп и классов и заменят их новыми датами - ниже в данной статье мы покажем, как это сделать.

Что произойдет с заявками в Навигаторе при переходе системы на новый учебный 2023/2024 год?

В сравнении с прошлогодним переходом практически ничего не изменится. Точно также, как и в прошлом году, в автоматическом режиме будут отменены (получат статус Отменена) все необработанные (не находящиеся в статусе Обучается) заявки на 2022/2023 (ушедший) учебный год, кроме:
• заявок, оформленных на обучение в 2022/2023 учебном году, в период начиная с 01.04.2023 и позже;
• заявок, оформленных на обучение в 2023/2024 году и далее (такие заявки могут быть, если в параметрах учебной группы, на момент создания заявки, был указан период обучения в таком году).
Выражаясь проще:
- все заявки, находящиеся на момент перевода системы на новый учебный год, в статусе Обучается - остаются в статусе Обучается;
- все заявки, созданные до 01.04.2023 и находящиеся в статусах Новая, Подтверждена, Отложена - автоматически отменяются;
- все заявки, созданные 01.04.2023 и позже, и находящиеся в любых статусах Новая, Подтверждена, Отложена - остаются в тех же статусах, что и были до момента перевода.

Что делать Организаторам программ?

Организаторы программ также, как и в прошлом году, под руководством и контролем Администраторов муниципалитетов и Регионального Администратора традиционно выполняют в Навигаторе ряд подготовительных действий до и после перехода на новый учебный год.

Что ОБЯЗАТЕЛЬНО НУЖНО сделать ДО перехода?

1. Обработать все необработанные заявки;
2. Отчислить обучающихся, завершивших обучение по однолетним программам в 2022/2023 учебном году;

Также можно:

3. Перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2022/2023 году, таким образом освобождаются для нового набора).

Что ОБЯЗАТЕЛЬНО НУЖНО сделать ПОСЛЕ перехода?

1. Проверить Параметры всех действующих групп в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения удалить неактуальные (прошлогодние) даты начала и окончания обучения, внести актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2023/2024 учебном году, добавить во всех действующих группах расписание на новый 2023/2024 учебный год НЕ УДАЛЯЯ ПРОШЛОГОДНЕЕ РАСПИСАНИЕ!
2. Проверить Параметры всех действующих классов в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения удалить неактуальные (прошлогодние) даты начала и окончания обучения, внести актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2023/2024 учебном году, при необходимости актуализировать данные во вкладке Предметы.
3. Обязательно перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего, то есть наступившего в системе 2023/2024 учебного года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2022/2023 году, таким образом освобождаются для нового набора);

Также можно:

4. Актуализировать описание и оформление программ в их карточках (если необходимо).

А теперь подробнее о том, как организаторам программ подготовиться к переходу Навигатора на новый учебный 2023/2024 год, и о всех мероприятиях, которые нужно сделать до и после перехода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО сделать ДО перехода:

1. Обработать все необработанные заявки.

В разделе Заявки с помощью фильтров Статус (1), Дата создания (2), применяя параметр ДО (3) и устанавливая Дату создания (4), а также используя фильтры Учебный год (5) и Фактический учебный год (6) выявить заявки, необработанные в 2022/2023 учебном году (Рис. 1).
Подсказка: заявки, необработанные в 2022/2023 учебном году, это заявки в статусах Новая, Отложена, Подтверждена с датой создания ранее 01.04.2022 года.

Рис. 1

Если среди необработанных заявок есть актуальные – их необходимо обработать, и произвести зачисление на обучение, если заявки не актуальные, «старые» - их необходимо отменить, с указанием причины отмены.

2. Отчислить обучающихся, завершивших обучение по годичным (однолетним) программам в 2022/2023 учебном году.

Детей, которые завершили обучение по годичным (однолетним) программам в 2022/2023 учебном году, необходимо отчислить из учебных групп/классов, поскольку их обучение завершено.
Напоминаем, что в автоматическом режиме зачисления и отчисления в Навигаторе не происходят – все операции по зачислению/отчислению/переводу обучающихся всегда выполняют организаторы программ (учреждения).
Таким образом, Организаторам программ необходимо внимательно проверить все имеющиеся заявки, выявить заявки обучавшихся по годичным программам в 2022/2023 учебном году и завершивших обучение, отменить такие заявки - отчислить обучающихся. При отчислении детей, закончивших обучение в учебных группах годичных (однолетних) программ, места в указанных группах освободятся, таким образом, для нового набора.

НЕ УДАЛЯЙТЕ ГРУППЫ/КЛАССЫ, ИЗ КОТОРЫХ ПЕРЕВОДИТЕ ОБУЧАЮЩИХСЯ, ЕСЛИ ПЛАНИРУЕТЕ В ЭТИ ЖЕ ГРУППЫ НОВЫЙ НАБОР!
Создавать и удалять, а затем снова создавать одни и те же группы и классы в Навигаторе нет необходимости, не нужно. Группа отмечается, как удалённая, не активная только в том случае, если в неё действительно больше не будет нового набора.

Также можно:

3. Перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2022/2023 году, таким образом освобождаются для нового набора).

Перевод обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего года обучения можно теперь и до, и после перехода Навигатора на новый, 2023/2024 учебный год. Для этого следует просто подготовить группы/классы, в которые будут переводиться обучающиеся точно таким же образом, как всегда готовится группа или класс в любой программе:
- создать группу/класс (если ещё не создавались);
- заполнить в карточке группы/класса все обязательные поля, установить период обучения (разумеется на 2023/2024 учебный год), создать расписание на 2023/2024 учебный год, если это группа, сформировать перечень предметов, если это класс, и т.д.
Напоминаем, что алгоритм перевода подробно описан в статье Всё о правилах перевода обучающихся в группы следующего года обучения или в группы других программ, а также показан в видеоуроке Перевод обучающихся из одной группы в другую: как это делается? (см. видеоуроки по работе с разделом «Журнал посещаемости»).

ОБЯЗАТЕЛЬНО сделать ПОСЛЕ перехода:

1. Проверить Параметры всех действующих групп в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения удалить неактуальные (прошлогодние) даты начала и окончания обучения, внести актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2023/2024 учебном году, добавить во всех действующих группах расписание на новый 2023/2024 учебный год НЕ УДАЛЯЯ ПРОШЛОГОДНЕЕ РАСПИСАНИЕ!

Рис. 2

Выше, на рисунке 2, слева красным отмечены поля, которые следует очистить. На рисунке слева зелёным отмечены поля в которых следует внести актуальные данные на 2023/2024 учебный год.
Пример: если в поле Период обучения (в текущем учебном году) были установлены даты 01.09.2022-31.05.2023, то следует стереть эти данные и заменить их на 01.09.2023-31.05.2024, заполняя поля в порядке, указанном на рисунке, аналогично и с датами приёма заявок на текущий год.

Шаг 1.
1. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2023/2024 учебном году;
2. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2023/2024 учебном году;
3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
4. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2023/2024 учебный год.
5. Установить дату начала приема заявок на текущий 2023/2024 учебный год.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:
- возраст;
- количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!);
- минимальный и максимальный размер группы;
- источник финансирования и другие поля.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Во вкладке Расписание, нажать на Добавить дни недели или период, создать и сохранить расписание группы на новый учебный год (Рис. 3):

Рис. 3

Обратим особое внимание на важные моменты, связанные с расписанием:
1. Начало и окончание расписания должно соответствовать началу и окончанию периода обучения, установленного в Параметрах группы. Нельзя, чтобы дата окончания обучения в Параметрах группы была 31.05.2024, а в расписании занятий - другая, это НЕПРАВИЛЬНО.
Правильно, когда в Параметрах группы и в расписании занятий группы даты начала и даты окончания обучения совпадают.
2. РАСПИСАНИЕ ПРОШЕДШЕГО УЧЕБНОГО 2022/2023 ГОДА и других ушедших лет НЕ УДАЛЯТЬ!

И с источником финансирования: если программа и группа не участвует в ПФДОД, источником финансирования группы может быть Бюджет, Внебюджет или Платное, если программа и группа участвует в ПФДОД - среди источников финансирования обязательно должен быть установлен Сертификат ПФДОД.

2. Проверить Параметры всех действующих классов в карточках всех действующих программ: в поле Период обучения удалить неактуальные (прошлогодние) даты начала и окончания обучения, внести актуальные даты начала и окончания обучения, соответствующие наступившему в системе 2023/2024 учебном году, при необходимости актуализировать данные во вкладке Предметы.

Подготовка классов к набору на новый учебный 2023/2024 год очень похожа на подготовку учебных групп с той лишь разницей, что в классах нет расписания занятий, а есть Предметы (Рис. 4).

Рис. 4

Таким образом, пошаговый алгоритм по подготовке классов немного проще, чем по подготовке групп и выглядит после удаления ставших неактуальными дат начала и окончания обучения 2022/2023 (в поле Период обучения), следующим образом:

Шаг 1.
1. Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2023/2024 учебном году;
2. Установить дату/месяц/год начала обучения в 2023/2024 учебном году;
3. Установить отметку в поле Прием заявок на текущий год;
4. Установить дату окончания приема заявок на текущий 2023/2024 учебный год.
5. Установить дату начала приема заявок на текущий 2023/2024 учебный год.

Шаг 2. Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки Параметры:
- возраст;
- количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!);
- минимальное и максимальное число обучающихся;
- источник финансирования и другие поля.

Шаг 3. Сохранить изменения.

Шаг 4. Проверить и, при необходимости, актуализировать информацию во вкладке Предметы.

3. Обязательно перевести обучающихся по многолетним программам в группы/классы следующего, то есть наступившего в системе 2023/2024 учебного года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2022/2023 году, таким образом освобождаются для нового набора).

Если до перехода Навигатора на новый учебный год перевод обучающихся по многолетним программам в группу или класс следующего года обучения можно производить, а можно и не производить (опционально, то есть по обстоятельствам и возможностям), то после перевода системы на новый 2023/2024 учебный год своевременный (до начала занятий) перевод обучающихся по многолетним программам в группу или класс следующего года обучения уже ОБЯЗАТЕЛЕН.

Группы/классы следующего года/лет обучения, в которые будет осуществляться перевод, должны быть заранее созданы и подготовлены к переводу в них обучающихся.
Писали об этом выше, но ещё раз напомним: группы/классы, прошедшего года/лет обучения, из которых будет осуществляться перевод обучающихся, удалять не нужно – места в этих группах, при переводе обучающихся в другие группы, освобождаются, таким образом, для нового набора.
Пример: программа рассчитана на 3 года обучения. В программе создаются 3 учебные группы: группа 1-го, 2-го и 3-го года обучения. Дети, зачисленные ранее в группу 1-го года обучения, по завершении учебного года, переводятся в группу 2-го года обучения, дети, обучавшиеся в группе 2-го года обучения – в группу 3-го года обучения и так далее.
НЕ УДАЛЯЙТЕ ГРУППЫ/КЛАССЫ, ИЗ КОТОРЫХ ПЕРЕВОДИТЕ ОБУЧАЮЩИХСЯ, ЕСЛИ ПЛАНИРУЕТЕ В ЭТИ ЖЕ ГРУППЫ НОВЫЙ НАБОР!

Также напоминаем, что алгоритм перевода обучающихся подробно описан в статье Всё о правилах перевода обучающихся в группы следующего года обучения или в группы других программ, а также наглядно показан в видеоуроке Перевод обучающихся из одной группы в другую: как это делается? (см. видеоуроки по работе с разделом «Журнал посещаемости»).

Также можно:

4. Актуализировать описание и оформление программ в их карточках (если необходимо).

Летний период, когда занятий меньше, удобен, если необходимо актуализировать описание и оформление программ, информацию о педагогах, обучающих детей и др. При проверке и актуализации оформления программ рекомендуем использовать Методические рекомендации для учреждений, доступные к просмотру и скачиванию по ссылке: https://dopportal.ru/distro/ (файл 18), и Правила расчета баллов (скачать в карточке любой программы, во вкладке Баллы).

ВАЖНО! При изменении данных в текстовых полях карточки программы, или замене изображений на обложке/в галерее, опубликованная программа будет автоматически снята с публикации и направлена на повторную модерацию.
При корректировке данных в параметрах учебных групп/классов и создании расписания занятий учебных групп или предметов в классах, опубликованная программа с публикации не снимается.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

Здесь сразу дадим ответы на ряд наиболее часто задаваемых вопросов, связанных в переходом системы на новый учебный год:

Если в многолетней программе организатор через Журнал посещаемости переведёт обучающихся на следующий год, и при переводе выберет и установит 2023/2024 год, после системного перехода год 2023/2024 в заявках не изменится на какой-либо другой?

Нет, конечно, не изменится.

Если есть летние программы, реализуемые в период июнь-август (до 31.08.2023 включительно), то есть как раз в момент перехода системы на новый учебный год, какой год должен быть установлен при зачислении, чтобы было правильно?

При зачислении нужно указывать 2022/2023 год.

Как понять, какие именно группы нужно проверить после перехода системы на новый учебный год на предмет актуализации периода обучения/создания актуального расписания? Неужели открывать карточку каждой программы и пересматривать в ней все подряд группы и классы?

Нет, не нужно. Есть гораздо более простой и удобный способ поиска: использовать инструменты раздела Журнал посещаемости, а именно:
(1) Фильтр Тип, с помощью которого, выбрав значение Группа, можно сформировать перечень групп и «отсечь», таким образом, классы, в которых не должно быть расписания;
(2) Фильтр Есть расписание, с помощью которого, выбрав значение Нет, можно сформировать перечень групп, в которых отсутствует расписание;
Также для удобства поиска рекомендуем использовать фильтр Удалена-Нет (3), с помощью которого можно понять, числится ли группа в удалённых, фильтры Дата начала (4) и Дата око